Stichting Thuishuis.org

Het draait bij het omgaan met persoonsgegevens steeds om drie vragen:

1) Welke gegevens verzamel je en gebruik je en waarom
2) Wie heeft er toegang tot die gegevens en wat doe je ermee?
3) Welke beveiligingsmaatregelen heb jij genomen?(
citaat: Paulien Gras, Woordvoerder Autoriteit Persoonsgegevens, houdt toezicht op naleving van privacywetgeving. Artikel: ‘De nieuwe AVG’ in Zorg en Welzijn mei 2018)

Introductie AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)
Het gaat hier om uitgebreide Europese wetgeving. Deze Wet vervangt de Nederlandse Wet op de Privacy. Men maakt bij de AVG het onderscheid tussen:
1) professionele-en/of commerciële organisaties, die op zich te onderscheiden zijn in kleine organisaties toten met 250 werknemers en grote organisaties dat zijn organisaties met meer dan 250 werknemers.
2) vrijwilligersorganisaties, die overigens meestal ook enige professionals in dienst hebben. Tot deze categorie behoort onze vrijwilligersorganisatie. Het niet of niet juist naleven van deze wet kan tot hoge boetes leiden. Wij zijn als organisatie verplicht deze wet na te leven, wij vragen hiervoor aandacht, begrip en zorgvuldigheid van zowel onze vrijwilligers als onze professionals.

Uitgangspunten van onze organisatie
De stichting heeft te maken met:
1. Deelnemers aan de diverse projecten,
2. Vrijwilligers,
3. Professionals
4. Bestuur, bestaande uit vrijwilligers met specifieke taak, Met name de voorzitter en de penningmeester moeten over gegevens kunnen beschikken van alle personen betrokken bij bovengenoemde projecten. Andere bestuursleden beschikken daarover indien relevant voor de uitoefening van hun takenpakket.

Basisafspraken:
1. Alle betrokkenen van de organisatie zijn op de hoogte dat de organisatie beschikt over persoonsgegevens.
2. Bestuur is eindverantwoordelijk voor AVG beleid.
3. De coördinator voert door het bestuur vastgesteld beleid uit.
4. Het bestuur overlegt 1 maal per jaar met de coördinator naar de huidige stand van zaken.
5. Coördinator draagt er zorg voor dat persoonlijke gegevens van alle onder haar vallende projecten eenmaal per jaar worden ge-update, tevens brengt de coördinator eenmaal per jaar het privacy beleid van de organisatie onder de aandacht van de vrijwilligers
6. Vrijwilligers, ouderen, reizigers etc. hebben desgewenst recht om hun gegevens in te zien.
7. Persoonsgegevens van bovengenoemde organisatie(s) worden nooit ter beschikking gesteld van commerciële organisaties.
8. Gegevens van sponsoren kunnen in overleg met de sponsor vermeld worden bij diverse gelegenheden, dit gaat altijd uit van het bestuur i.o.m. sponsor en met medeweten van de coördinator.
9. Als er foto’s bij diverse gelegenheden worden gemaakt, kunnen die gebruikt worden bij publicaties, tenzij betrokkene zelf aangeeft dat niet te willen.

De stichting
betreft hier gegevens van zowel:
1. Ouderen,
2. Hun contactpersoon(indien nodig),
3. Vrijwilligers,
4. Professionals.

1) Welke gegevens verzamel je en gebruik je?
– Naam, adres, telefoonnummer, van de bovengenoemde personen.
– Indien nodig bijzondere gegevens betreffende gezondheid of anderszins.
– Indien nodig naam, adres, telefoonnummer contactperso(o)n(en)

Waarom?
Gegevens worden uitsluitend functioneel gebruikt, zodat de organisatie haar taak naar behoren kan uitoefenen.

2) Wie heeft er toegang tot die gegevens en wat doe je ermee?
– Bestuur, indien functioneel voor de uitoefening van haar taak.
– Professionals, voor het functioneel uitoefenen van hun taak, voor het bijhouden van statistieken (statistische gegevens worden geanonimiseerd naar buiten gebracht), jaarverslagen, bijhouden van administratie, versturen van Nieuwsbrief, etc.
– Vrijwilligers beschikken over naam, adresgegevens en eventueel bijzonderheden, zolang zij de ouderen bezoeken en/of ophalen etc.

3) Welke beveiligingsmaatregelen heb jij genomen?
Gegevens worden op professionele wijze bewaard, in afsluitbare kasten, op de computer waar uitsluitend professionals en indien nodig bestuur bij kunnen. De penningmeester houdt de noodzakelijke gegevens op professionele wijze bij.

september 2020